Sepsáno.cz

Osobní dotazník zaměstnance - vzor 2026 zdarma

Osobní dotazník zaměstnance je formulář, kterým zaměstnavatel při nástupu zjišťuje údaje pro mzdovou a personální agendu - identifikaci zaměstnance, zdravotní pojišťovnu, číslo účtu pro výplatu mzdy a předchozí zaměstnání. Žádný předpis jej nepředepisuje; povinná jsou až hlášení, která se z něj vyplňují. Rozsah otázek je ale tvrdě omezen: zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce, a před vznikem pracovního poměru jen údaje bezprostředně související s uzavřením pracovní smlouvy (§ 316 odst. 4 a § 30 odst. 2 zákoníku práce). Vyplněný dotazník patří do osobního spisu, který smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce (§ 312). Právním základem zpracování je plnění smlouvy a plnění právních povinností zaměstnavatele podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení (EU) 2016/679, nikoli souhlas zaměstnance; u údaje o pobíraném důchodu, který zaměstnanec sdělit musí, se k nim přidává čl. 9 odst. 2 písm. b) téhož nařízení.

Vyplňte údaje

Vaše údaje neopustí váš prohlížeč. Dokument se vytváří přímo ve vašem zařízení a nic z toho, co vyplníte, se nikam neodesílá.

Rozepsaný dokument zůstává uložený jen ve vašem prohlížeči a po 48 hodinách se sám smaže.

Kdy se hodí osobní dotazník zaměstnance

Osobní dotazník vyplňte při nástupu nového zaměstnance, nejlépe současně s podpisem pracovní smlouvy nebo dohody. Slouží k jedinému účelu: opatřit údaje, které zaměstnavatel musí mít, aby splnil své zákonné povinnosti - přihlásit zaměstnance u zdravotní pojišťovny, oznámit nástup České správě sociálního zabezpečení (§ 94 zákona č. 187/2006 Sb.), vést evidenci pro důchodové pojištění (§ 37 zákona č. 582/1991 Sb.) a srážet zálohy na daň se slevami, které zaměstnanec uplatní (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.).

Lhůta k oznámení pojišťovně se liší podle druhu vztahu: u pracovního poměru je to 8 dnů od nástupu, u dohody až do dvacátého dne následujícího měsíce (podrobně v otázkách níže). Zaměstnanec naopak vždy musí sdělit svou pojišťovnu a to, zda za něj platí pojistné stát (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.).

Rozsah otázek je přitom omezen: zaměstnavatel se smí ptát jen na to, co bezprostředně souvisí s výkonem práce (§ 316 odst. 4 zákoníku práce). Vyplněný dotazník patří do osobního spisu, do kterého smějí jen písemnosti nezbytné pro výkon práce (§ 312).

K dotazníku nepřipojujte souhlas se zpracováním osobních údajů (proč, viz upozornění výše). Vyžádaný souhlas působí škodu dvakrát: naznačí zaměstnanci, že může zpracování odvolat, ačkoli nemůže, a při kontrole vypadá jako přiznání, že správce svůj titul nezná.

Náležitosti dokumentu

NáležitostCo musí obsahovat
Označení zaměstnavatele a druh vztahuNázev, IČO a sídlo a údaj, zda jde o pracovní poměr, nebo o dohodu. Zaměstnavatel je správcem údajů a odpovídá za to, na co se ptá; druh vztahu určuje lhůty i rozsah povinné evidence.
Identifikace zaměstnance (část I)Jméno, rodné příjmení a případná další dřívější příjmení, datum a místo narození, rodné číslo (nebo jiné číslo pojištěnce), občanství a trvalý pobyt - rozsah evidence pro důchodové pojištění (§ 37 zákona č. 582/1991 Sb.). U cizince navíc cestovní doklad, u občana třetího státu i oprávnění k pobytu a k zaměstnání.
Kontaktní údaje (část II)Adresa pro doručování, liší-li se od trvalého pobytu; u občana třetího státu povinně vždy, i kdyby byla stejná (§ 102 odst. 2 písm. b) zákona č. 435/2004 Sb.). Telefon a e-mail jsou dobrovolné - jejich sdělení neukládá žádný předpis.
Sjednaná práce (část III)Druh práce, místo výkonu a den nástupu. Přebírají se ze smlouvy nebo dohody a jsou podkladem pro hlášení pojišťovně, ČSSZ a pro evidenci zaměstnávaných cizinců.
Zdravotní pojištění, důchod a výplata (část IV)Pojišťovna a skutečnost, zda je zaměstnanec pojištěncem podle § 7 odst. 1 zákona č. 48/1997 Sb. (za kterého platí pojistné stát) - obojí je povinné sdělení (§ 12 písm. b) téhož zákona), potvrzené zaměstnavatelem písemně. Čtyři další, na sobě nezávislé výjimky z minimálního vyměřovacího základu (ZTP/P, důchodový věk bez nároku, souběžná OSVČ, čistá odměna pěstouna) se zaškrtávají zvlášť (§ 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.). Je-li zaměstnanec poživatelem důchodu, druh, datum a plátce jsou povinné (§ 37 odst. 1 písm. g) zákona č. 582/1991 Sb. a § 122 odst. 4 písm. o) zákona č. 187/2006 Sb.). Číslo účtu povinné není: bez něj se mzda vyplácí v hotovosti (§ 142 odst. 4 zákoníku práce).
Podklad pro daňové zvýhodnění (část V)Děti se uvádějí, jen uplatňuje-li zaměstnanec slevu, a bez rodných čísel; nárok vzniká prohlášením poplatníka (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.) a rodné číslo dítěte patří tam a na mzdový list.
Vzdělání, kvalifikace a předchozí zaměstnání (části VI a VII)Vzdělání se vyžaduje tam, kde kvalifikaci předepisuje předpis, a u zaměstnance, který není občanem ČR (§ 102 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.). Potvrzení o zaměstnání podle § 313 zákoníku práce kvůli návaznosti dob a srážkám.
Doplňující údaje, poučení a podpis (části VIII až X a příloha)Dobrovolný kontakt pro případ nouze s poučením pro uvedenou osobu podle čl. 14 nařízení (EU) 2016/679, prohlášení zaměstnance, informace o zpracování (účel, titul, povinnost údaj poskytnout, doba uložení, práva) a datum s podpisem.

Časté chyby

Co zaměstnavatel v osobním dotazníku nesmí vyžadovat

Zákoník práce nestanoví, co v dotazníku být musí, zato přesně říká, co v něm být nesmí. Zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem, a nesmí je získávat ani prostřednictvím třetích osob - tedy ani od bývalého zaměstnavatele, ani z veřejných profilů. Zákon k tomu přidává příkladmý výčet: nesmí vyžadovat informace zejména o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti a trestněprávní bezúhonnosti (§ 316 odst. 4 zákoníku práce). Slovo „zejména“ je podstatné: osm položek není uzavřený seznam.

Výčet ale není jednolitý. U sexuální orientace, původu a členství v odborech, politických stranách a církvích neplatí žádná výjimka. U těhotenství, rodinných a majetkových poměrů a trestněprávní bezúhonnosti zákon výjimku připouští: dotaz je přípustný, je-li pro něj věcný důvod spočívající v povaze vykonávané práce a je-li tento požadavek přiměřený, anebo stanoví-li to zákoník práce nebo zvláštní právní předpis. Proto lze výpis z rejstříku trestů žádat po strážníkovi nebo po pracovníkovi v přímé péči o děti, ale ne po skladníkovi „pro pořádek“.

Ve fázi výběru je hranice ještě přísnější. Před vznikem pracovního poměru smí zaměstnavatel vyžadovat jen údaje bezprostředně související s uzavřením pracovní smlouvy (§ 30 odst. 2 zákoníku práce). Zákon o zaměstnanosti mu navíc zakazuje vyžadovat informace o národnosti, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborech, náboženství, filozofickém přesvědčení a sexuální orientaci, není-li jejich vyžadování v souladu se zvláštním právním předpisem, dále informace, které odporují dobrým mravům, a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených zvláštním předpisem; na žádost uchazeče musí potřebnost údaje prokázat (§ 12 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.). Tato věta sama o sobě připouští výjimku pro zvláštní předpis - jenže odstavec pokračuje: „Ustanovení § 4 platí i zde.“ § 4 téhož zákona zakazuje jakoukoli diskriminaci při uplatňování práva na zaměstnání mimo jiné z důvodu sexuální orientace, rasového nebo etnického původu, náboženství či víry a členství v odborových organizacích nebo politických stranách, a to bez jakékoli výhrady zvláštního předpisu. Bezvýjimečnost, která platí u písmen c) až g) § 316 odst. 4 zákoníku práce, se tedy do fáze výběru přenáší - jen jinou cestou, přes § 4. Rodné číslo, číslo účtu ani údaje o dětech přesto do dotazníku pro uchazeče nepatří.

Zvlášť stojí zdravotní stav a doklady totožnosti. Způsobilost posuzuje poskytovatel pracovnělékařských služeb; z posudku musí být zřejmé jen to, zda je osoba způsobilá, nezpůsobilá, způsobilá s podmínkou, případně zda pozbyla dlouhodobě zdravotní způsobilost vykonávat dosavadní práci (§ 43 odst. 3 zákona č. 373/2011 Sb.) - a u trvajícího pracovního poměru je to právě tento čtvrtý závěr, ne „nezpůsobilý“, který se běžně používá: závěr o nezpůsobilosti smí posudek uvést jen při vstupní prohlídce (odst. 4 téhož paragrafu). Posudek se předává posuzované osobě a tomu, kdo o posouzení oprávněně požádal (§ 44 odst. 1 téhož zákona) - diagnózu se zaměstnavatel nedozví. Kdy je vstupní prohlídka povinná, kdo ji provádí a kdo ji hradí, řeší § 59 téhož zákona - uzavře-li zaměstnavatel s uchazečem pracovněprávní nebo obdobný vztah, prohlídku mu uhradí, a jde-li o práci v noci, hradí ji vždy (§ 59 odst. 2). U občanského průkazu platí, že bez souhlasu držitele se nesmí pořizovat jeho kopie ani zpracovávat údaje v něm uvedené (§ 39 zákona č. 269/2021 Sb.). Souhlas obstaraný při nástupu je ale právě ten nesvobodný souhlas, před kterým tato stránka jinde varuje - cesta tedy není brát kopii se souhlasem, ale kopii nebrat. Zákaz se nepoužije pro pouhé nahlédnutí do průkazu při ověřování totožnosti, které vyžaduje nebo umožňuje právní předpis, a jméno, datum narození i rodné číslo zaměstnavatel dostane z tohoto dotazníku, ne opisem z průkazu.

Co naopak zaměstnanec sdělit musí

Vedle údajů, na které zaměstnavatel nemá nárok, stojí několik údajů, které pojištěnec sdělit musí, a formulář, který je označí za dobrovolné, škodí zaměstnanci, ne zaměstnavateli.

Pojištěnec je povinen sdělit v den nástupu do zaměstnání svému zaměstnavateli, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn, a je-li pojištěncem, za kterého platí pojistné stát podle § 7 odst. 1, i tuto skutečnost; stejnou povinnost má, změní-li se to za trvání zaměstnání, a to do osmi dnů (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.). Přijetí tohoto sdělení je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit (téhož ustanovení druhá věta), a zjistí-li zaměstnanec, že zaměstnavatel svou navazující oznamovací povinnost vůči pojišťovně nesplnil, musí to pojišťovně oznámit sám (§ 10 odst. 2 téhož zákona). Mezi pojištěnce, za které platí pojistné stát, zdaleka nepatří jen poživatelé důchodů - starobního, invalidního, vdovského, vdoveckého i sirotčího (§ 7 odst. 1 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.) - ale i nezaopatřené děti, příjemci rodičovského příspěvku, ženy na mateřské a osoby na rodičovské dovolené, uchazeči o zaměstnání, osoby pečující o závislou osobu, osoby, které dosáhly důchodového věku bez nároku na důchod, doktorandi starší 26 let a pěstouni (písmena a) až u) téhož ustanovení). U většiny z nich zůstává stát plátcem pojistného, i když se stanou zaměstnanci nebo OSVČ (§ 7 odst. 2 téhož zákona) - vzor, který se ptá jen na důchod, je proto zamlčí.

Zamlčení se nejdřív obrátí proti samotnému zaměstnanci. Na osobu, za kterou je plátcem pojistného stát, se nevztahuje minimální vyměřovací základ (§ 3 odst. 8 písm. d) zákona č. 592/1992 Sb.); kdo to nesdělí, dostane u zkráceného úvazku nebo u dohody dopočet a doplácí pojistné ve výši 13,5 % z rozdílu ze svého (§ 3 odst. 10 téhož zákona). Zaměstnavatel po něm navíc může požadovat penále, které v souvislosti s neoznámením zaplatil. Stejnou výjimku má i držitel průkazu ZTP nebo ZTP/P, osoba, která dosáhla důchodového věku bez nároku na důchod, souběžná OSVČ s odváděnými zálohami a čistý příjemce odměny pěstouna (§ 3 odst. 8 písm. a) až c) a e) téhož zákona) - i na ty se proto dotazník ptá. Samotný druh důchodu je naopak povinnou položkou pokaždé, je-li zaměstnanec jeho poživatelem: evidence zaměstnavatele pro důchodové pojištění vyžaduje druh, datum, od kdy se pobírá, a kdo jej vyplácí (§ 37 odst. 1 písm. g) zákona č. 582/1991 Sb. a § 122 odst. 4 písm. o) zákona č. 187/2006 Sb.); u starobního důchodu se navíc mzdové listy uschovávají 10 kalendářních roků místo 45 (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.).

Údaj o invalidním důchodu, stejně jako průkaz ZTP nebo ZTP/P, je zároveň údajem o zdravotním stavu, tedy zvláštní kategorií osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 nařízení (EU) 2016/679. Právní tituly z čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) zákaz zpracování takových údajů neruší; ruší jej až čl. 9 odst. 2 písm. b) - zpracování nezbytné pro plnění povinností správce v oblasti pracovního práva a práva sociálního zabezpečení, povolené právem členského státu, čímž jsou právě uvedená ustanovení. Diagnózu ani stupeň invalidity zaměstnavatel přesto nezjišťuje - § 316 odst. 4 zákoníku práce omezuje rozsah dotazu, ne to, že se smí ptát vůbec. Dotazník, který na jedné straně vytiskne „jsem poživatelem invalidního důchodu“ nebo „jsem držitelem průkazu ZTP“ a na druhé „žádné údaje o zdravotním stavu nesděluji, protože se na ně zaměstnavatel ptát nesmí“, je proto vnitřně rozporný.

Varianty a vzorové situace

Nástup do pracovního poměru

Standardní podoba dotazníku pro nástup na pracovní smlouvu, kdy zaměstnanec přichází od jiného zaměstnavatele a přináší potvrzení o zaměstnání. Vyplňuje se plný rozsah údajů pro mzdovou agendu, protože pracovní poměr vzniká, zaměstnanec je od prvního dne účasten důchodového pojištění a zaměstnavatel hlásí nástup zdravotní pojišťovně do 8 dnů.

Předvyplnit tuto variantu v generátoru

Dotazník k dohodě o provedení práce

Dohoda o provedení práce, u které odměna dosahuje započitatelného příjmu, takže z ní vzniká pojištění. Meze pro vyžadované údaje jsou stejné jako u pracovní smlouvy, lhůta ke zdravotní pojišťovně je ale jiná: nikoli 8 dnů od nástupu, ale do dvacátého dne měsíce následujícího po měsíci, v němž se zaměstnanec stal plátcem pojistného (§ 10 odst. 1 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.).

Předvyplnit tuto variantu v generátoru

Brigáda pod započitatelným příjmem

Dohoda o provedení práce, u které odměna zůstává pod započitatelným příjmem. Zaměstnanec z ní není plátcem pojistného (§ 5 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.), takže zaměstnavateli oznamovací povinnost vůči zdravotní pojišťovně z této dohody nevzniká a nevzniká ani účast na důchodovém pojištění. Zaměstnavatel ale i tak oznamuje nástup České správě sociálního zabezpečení a v registru pojištěnců vede u dohody o provedení práce mimo jiné místo narození a státní občanství (§ 94 a § 122 odst. 4 zákona č. 187/2006 Sb.), proto se na ně dotazník ptá.

Předvyplnit tuto variantu v generátoru

Dotazník pro zaměstnance ze třetí země

Zaměstnanec, který je občanem třetího státu. Jen u něj zaměstnavatel kromě evidence podle § 102 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb. uchovává i kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu, a to po dobu zaměstnání a 3 roky po jeho skončení (§ 102 odst. 3 téhož zákona). Dotazník se proto ptá na cestovní doklad i na povolení k pobytu a k zaměstnání.

Předvyplnit tuto variantu v generátoru

Dotazník pro občana EU

Zaměstnanec, který je občanem Evropské unie, jeho rodinným příslušníkem nebo rodinným příslušníkem občana ČR - a na základě mezinárodních smluv i státní příslušník států EHP a Švýcarska. Má stejné postavení jako občan ČR (§ 3 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.) a za cizince se nepovažuje (§ 85 téhož zákona), takže žádné povolení k pobytu ani k zaměstnání nepředkládá a kopie dokladů se od něj nevybírají. Zaměstnavatel o něm pouze vede evidenci podle § 102 odst. 2.

Předvyplnit tuto variantu v generátoru

Osobní dotazník zaměstnance - plný text vzoru

Toto je kompletní text vzoru. Prázdná místa doplní generátor výše - nebo si text zkopírujte a doplňte ručně.

Zobrazit celý text vzoru
OSOBNÍ DOTAZNÍK ZAMĚSTNANCE
Vyplňuje zaměstnanec při nástupu. Zaměstnavatel dotazník zakládá do osobního spisu podle § 312 zákoníku práce.
Zaměstnavatel: ..........................., IČO ..........................., se sídlem ...........................
Dotazník se vyplňuje v souvislosti se vznikem pracovního poměru.
I. Identifikační údaje zaměstnance
Jméno a příjmení: ...........................
Rodné příjmení: ...........................
Datum narození: ...........................
Místo narození: ...........................
Státní občanství: ...........................
Adresa trvalého pobytu: ...........................
Rodné číslo: ...........................
II. Kontaktní údaje
Telefon: ...........................
E-mail: ...........................

Telefon a e-mail zaměstnanec uvádí dobrovolně pro provozní kontakt; jejich sdělení mu neukládá žádný předpis a neuvedení pro něj nemá následky.
III. Sjednaná práce
Druh práce: ...........................
Místo výkonu práce: ...........................
Den nástupu do práce: ...........................
IV. Zdravotní pojištění, důchod a výplata mzdy
Zdravotní pojišťovna (kód a název): ...........................
Platí za zaměstnance pojistné stát (§ 7 odst. 1 zákona č. 48/1997 Sb.)? ☐ ne ☐ ano, z důvodu: ...........................
Přijetí údajů o zdravotní pojišťovně a o tom, zda za zaměstnance platí pojistné stát, potvrzuje zaměstnavatel písemně svým podpisem níže (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.).
Číslo účtu pro výplatu mzdy (nepovinné): ...........................
V. Daňové zvýhodnění na vyživované dítě
Daňové zvýhodnění na vyživované dítě: ☐ neuplatňuji ☐ uplatňuji na tyto děti: ...........................
VI. Vzdělání a kvalifikace
Nejvyšší dosažené vzdělání: ...........................
Obor vzdělání nebo získaná kvalifikace: ...........................
VII. Předchozí zaměstnání
Poslední zaměstnavatel: ...........................
Zaměstnání skončilo dne: ...........................
Potvrzení o zaměstnání (zápočtový list): ☐ přiloženo ☐ bude doloženo dodatečně ☐ předchozí zaměstnavatel je nevydal
VIII. Doplňující údaje
Kontakt pro případ nouze zaměstnanec neuvádí. Jde o dobrovolný údaj a jeho neuvedení nemá pro zaměstnance žádné následky.
IX. Prohlášení zaměstnance
1. Prohlašuji, že jsem všechny údaje uvedl/a úplně a pravdivě.
2. Zavazuji se oznámit zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny a skutečnost, že jsem se stal/a nebo přestal/a být pojištěncem podle § 7 odst. 1 zákona č. 48/1997 Sb., nejpozději do 8 dnů ode dne, kdy tato změna nastala (§ 12 písm. b) téhož zákona), a skutečnosti rozhodné pro slevu na dani nebo daňové zvýhodnění nejpozději poslední den kalendářního měsíce, v němž změna nastala nebo v němž o ní bylo rozhodnuto (§ 38k odst. 8 zákona č. 586/1992 Sb.). Změnu jména, příjmení, adresy nebo čísla účtu oznámím bez zbytečného odkladu; pro tyto údaje žádný předpis konkrétní lhůtu nestanoví.
3. Beru na vědomí, že zdravotní způsobilost k práci posuzuje poskytovatel pracovnělékařských služeb a že se zaměstnavatel z lékařského posudku dozví jen závěr o mé zdravotní způsobilosti k práci, nikoli diagnózu (§ 43 a § 44 zákona č. 373/2011 Sb.).
4. Tímto dotazníkem zaměstnavateli nesděluji žádné údaje o svém zdravotním stavu. Mimo případy stanovené zákonem je ode mě zaměstnavatel vyžadovat nesmí (§ 316 odst. 4 zákoníku práce).
5. Beru na vědomí, že vstupní lékařskou prohlídku mi zaměstnavatel uhradí, protože se mnou uzavírá pracovněprávní nebo obdobný vztah, a že ji hradí vždy, má-li jít o práci v noci (§ 59 odst. 2 zákona č. 373/2011 Sb.).
X. Informace o zpracování osobních údajů
1. Správcem osobních údajů je zaměstnavatel uvedený v záhlaví. Údaje z tohoto dotazníku zpracovává pro účely vzniku a trvání pracovněprávního vztahu, vedení mzdové a personální agendy a plnění povinností vůči orgánům sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovně a správci daně.
2. Právním základem zpracování údajů zaměstnance je plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je zaměstnanec, a plnění právních povinností správce podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR). Tento dotazník proto není souhlasem se zpracováním osobních údajů a zaměstnanec jej nepodepisuje jako souhlas.
3. Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 GDPR - tedy ani údaje o zdravotním stavu - se tímto dotazníkem nezpracovávají.
4. Zaměstnavatel nevyžaduje informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem, ani informace uvedené v § 316 odst. 4 zákoníku práce, a nezískává je ani prostřednictvím třetích osob. Dotazník se zakládá do osobního spisu, který smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce (§ 312 zákoníku práce).
5. Které údaje jsou povinné (čl. 13 odst. 2 písm. e) GDPR):
Povinné: zdravotní pojišťovna a to, zda za zaměstnance platí pojistné stát (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.); identifikační údaje včetně rodného čísla nebo jiného čísla pojištěnce a údaje pro důchodové pojištění, u poživatele důchodu i jeho druh, od kdy jej pobírá a kdo jej vyplácí (§ 37 a § 38 zákona č. 582/1991 Sb., § 122 odst. 4 zákona č. 187/2006 Sb.); u zaměstnance, který není občanem ČR, vzdělání a u občana třetího státu i adresa pro doručování (§ 102 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.).
Nepovinné: telefon, e-mail, číslo účtu, údaje o dětech a kontakt pro případ nouze. Bez čísla účtu se mzda vyplácí v hotovosti, bez údajů o dětech se neuplatní daňové zvýhodnění.
Zamlčí-li zaměstnanec, že za něj platí pojistné stát, může doplácet pojistné 13,5 % z rozdílu do minimálního vyměřovacího základu (§ 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.).
6. Údaje se uchovávají po dobu trvání pracovněprávního vztahu a poté jen po dobu, po kterou to ukládají právní předpisy. Nejdelší uschovací doby se vztahují na mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro důchodové pojištění a doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.); samotný dotazník mezi ně nepatří a z osobního spisu se vyřadí, jakmile přestane být písemností nezbytnou pro výkon práce.
7. Zaměstnanec má právo na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu, na omezení zpracování a na výmaz údajů, pro které správce nemá právní titul, právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce, právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR u údajů, které správce zpracovává automatizovaně na základě smlouvy, právo nahlížet do svého osobního spisu a pořizovat si z něj výpisy a stejnopisy na náklady zaměstnavatele (§ 312 odst. 3 zákoníku práce) a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
V ........................... dne ...........................
........................................
..........................., zaměstnanec
........................................
za zaměstnavatele ........................... - dotazník převzal/a a potvrzuje přijetí údajů o zdravotní pojišťovně a o tom, zda za zaměstnance platí pojistné stát (jméno a podpis)

Osobní dotazník zaměstnance - vyplněný vzor

Takto vypadá hotový dokument vyplněný ukázkovými údaji. Jména, adresy, data i čísla jsou smyšlená a jen ilustrační; identifikační čísla záměrně nepatří žádné skutečné osobě ani firmě. Dokument s vlastními údaji sestavíte v generátoru výše.

Ukázka vyplnění - smyšlené údaje

OSOBNÍ DOTAZNÍK ZAMĚSTNANCE
Vyplňuje zaměstnanec při nástupu. Zaměstnavatel dotazník zakládá do osobního spisu podle § 312 zákoníku práce.
Zaměstnavatel: Vzorová firma s.r.o., IČO 12345678, se sídlem Příkladná 8, 627 00 Brno
Dotazník se vyplňuje v souvislosti se vznikem pracovního poměru.
I. Identifikační údaje zaměstnance
Jméno a příjmení: Jana Nováková
Rodné příjmení: Dvořáková
Datum narození: 14. 2. 1990
Místo narození: Jihlava
Státní občanství: Česká republika
Adresa trvalého pobytu: Ukázková 56/7, 602 00 Brno
Rodné číslo: 905214/1234
II. Kontaktní údaje
Telefon: +420 123 456 789
E-mail: jana.novakova@example.com

Telefon a e-mail zaměstnanec uvádí dobrovolně pro provozní kontakt; jejich sdělení mu neukládá žádný předpis a neuvedení pro něj nemá následky.
III. Sjednaná práce
Druh práce: skladová referentka
Místo výkonu práce: Brno
Den nástupu do práce: 2. 3. 2026
IV. Zdravotní pojištění, důchod a výplata mzdy
Zdravotní pojišťovna (kód): 111
Zaměstnanec podle svého prohlášení není pojištěncem podle § 7 odst. 1 zákona č. 48/1997 Sb. - nepatří mezi osoby, za které platí pojistné stát z tohoto titulu.
Přijetí údajů o zdravotní pojišťovně a o tom, zda za zaměstnance platí pojistné stát, potvrzuje zaměstnavatel písemně svým podpisem níže (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.).
Číslo účtu pro výplatu mzdy (nepovinné): 123456789/0800
V. Daňové zvýhodnění na vyživované dítě
Zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění na tyto vyživované děti:

Eliška Nováková, nar. 2016, od 2. 3. 2026
VI. Vzdělání a kvalifikace
Nejvyšší dosažené vzdělání: střední s maturitní zkouškou.
Obor vzdělání nebo získaná kvalifikace: obchodní akademie
VII. Předchozí zaměstnání
Poslední zaměstnavatel: Ukázková logistika a.s., IČO 87654321
Zaměstnání skončilo dne: 28. 2. 2026
Potvrzení o zaměstnání podle § 313 zákoníku práce zaměstnanec přikládá k tomuto dotazníku.
VIII. Doplňující údaje
Kontakt pro případ nouze (dobrovolný údaj): Petr Novák, manžel, +420 123 456 780

Zaměstnanec tento údaj uvedl dobrovolně a po dohodě s uvedenou osobou. Poučení pro uvedenou osobu je přílohou tohoto dotazníku.
IX. Prohlášení zaměstnance
1. Prohlašuji, že jsem všechny údaje uvedl/a úplně a pravdivě.
2. Zavazuji se oznámit zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny a skutečnost, že jsem se stal/a nebo přestal/a být pojištěncem podle § 7 odst. 1 zákona č. 48/1997 Sb., nejpozději do 8 dnů ode dne, kdy tato změna nastala (§ 12 písm. b) téhož zákona), a skutečnosti rozhodné pro slevu na dani nebo daňové zvýhodnění nejpozději poslední den kalendářního měsíce, v němž změna nastala nebo v němž o ní bylo rozhodnuto (§ 38k odst. 8 zákona č. 586/1992 Sb.). Změnu jména, příjmení, adresy nebo čísla účtu oznámím bez zbytečného odkladu; pro tyto údaje žádný předpis konkrétní lhůtu nestanoví.
3. Beru na vědomí, že zdravotní způsobilost k práci posuzuje poskytovatel pracovnělékařských služeb a že se zaměstnavatel z lékařského posudku dozví jen závěr o mé zdravotní způsobilosti k práci, nikoli diagnózu (§ 43 a § 44 zákona č. 373/2011 Sb.).
4. Tímto dotazníkem zaměstnavateli nesděluji žádné údaje o svém zdravotním stavu. Mimo případy stanovené zákonem je ode mě zaměstnavatel vyžadovat nesmí (§ 316 odst. 4 zákoníku práce).
5. Beru na vědomí, že vstupní lékařskou prohlídku mi zaměstnavatel uhradí, protože se mnou uzavírá pracovněprávní nebo obdobný vztah, a že ji hradí vždy, má-li jít o práci v noci (§ 59 odst. 2 zákona č. 373/2011 Sb.).
X. Informace o zpracování osobních údajů
1. Správcem osobních údajů je zaměstnavatel uvedený v záhlaví. Údaje z tohoto dotazníku zpracovává pro účely vzniku a trvání pracovněprávního vztahu, vedení mzdové a personální agendy a plnění povinností vůči orgánům sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovně a správci daně.
2. Právním základem zpracování údajů zaměstnance je plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je zaměstnanec, a plnění právních povinností správce podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR). Tento dotazník proto není souhlasem se zpracováním osobních údajů a zaměstnanec jej nepodepisuje jako souhlas.
3. Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 GDPR - tedy ani údaje o zdravotním stavu - se tímto dotazníkem nezpracovávají.
4. Zaměstnavatel nevyžaduje informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem, ani informace uvedené v § 316 odst. 4 zákoníku práce, a nezískává je ani prostřednictvím třetích osob. Dotazník se zakládá do osobního spisu, který smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce (§ 312 zákoníku práce).
5. Které údaje jsou povinné (čl. 13 odst. 2 písm. e) GDPR):
Povinné: zdravotní pojišťovna a to, zda za zaměstnance platí pojistné stát (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.); identifikační údaje včetně rodného čísla nebo jiného čísla pojištěnce a údaje pro důchodové pojištění, u poživatele důchodu i jeho druh, od kdy jej pobírá a kdo jej vyplácí (§ 37 a § 38 zákona č. 582/1991 Sb., § 122 odst. 4 zákona č. 187/2006 Sb.); u zaměstnance, který není občanem ČR, vzdělání a u občana třetího státu i adresa pro doručování (§ 102 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.).
Nepovinné: telefon, e-mail, číslo účtu, údaje o dětech a kontakt pro případ nouze. Bez čísla účtu se mzda vyplácí v hotovosti, bez údajů o dětech se neuplatní daňové zvýhodnění.
Zamlčí-li zaměstnanec, že za něj platí pojistné stát, může doplácet pojistné 13,5 % z rozdílu do minimálního vyměřovacího základu (§ 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.).
6. Údaje se uchovávají po dobu trvání pracovněprávního vztahu a poté jen po dobu, po kterou to ukládají právní předpisy. Nejdelší uschovací doby se vztahují na mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro důchodové pojištění a doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.); samotný dotazník mezi ně nepatří a z osobního spisu se vyřadí, jakmile přestane být písemností nezbytnou pro výkon práce.
7. Zaměstnanec má právo na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu, na omezení zpracování a na výmaz údajů, pro které správce nemá právní titul, právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce, právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR u údajů, které správce zpracovává automatizovaně na základě smlouvy, právo nahlížet do svého osobního spisu a pořizovat si z něj výpisy a stejnopisy na náklady zaměstnavatele (§ 312 odst. 3 zákoníku práce) a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
V Brně dne 2. 3. 2026
........................................
Jana Nováková, zaměstnanec
........................................
za zaměstnavatele Vzorová firma s.r.o. - dotazník převzal/a a potvrzuje přijetí údajů o zdravotní pojišťovně a o tom, zda za zaměstnance platí pojistné stát (jméno a podpis)
XI. Příloha - poučení pro osobu uvedenou jako kontakt pro případ nouze
Tento list se odděluje a předává osobě uvedené v části VIII. Poučení podle čl. 14 nařízení (EU) 2016/679.
Správcem Vašich osobních údajů je Vzorová firma s.r.o., IČO 12345678, se sídlem Příkladná 8, 627 00 Brno.

Zpracováváme Vaše jméno, vztah k zaměstnanci a telefonní číslo, popřípadě další kontaktní údaj, které nám sdělil náš zaměstnanec Jana Nováková; od Vás jsme je nezískali. Jediným účelem je vyrozumět Vás, dojde-li u zaměstnance na pracovišti k úrazu nebo náhlé zdravotní příhodě. Právním základem je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení (EU) 2016/679 a při samotné mimořádné události ochrana životně důležitých zájmů podle čl. 6 odst. 1 písm. d) téhož nařízení. Údaje nepředáváme nikomu dalšímu s výjimkou zdravotnické záchranné služby a orgánů, kterým to ukládá zákon, nepředáváme je do třetích zemí a uchováváme je po dobu trvání pracovněprávního vztahu uvedeného zaměstnance.

Máte právo požadovat přístup k údajům, jejich opravu nebo výmaz a omezení zpracování a právo kdykoli vznést námitku proti tomuto zpracování podle čl. 21 nařízení (EU) 2016/679; podáte-li námitku, zpracování ukončíme, neprokážeme-li závažné oprávněné důvody pro pokračování. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, Praha 7.

Osobní dotazník zaměstnance vzor Word (DOCX)

Vzor osobní dotazník zaměstnance ve formátu Word stáhnete z generátoru tlačítkem „Stáhnout Word (DOCX)“ - zdarma, bez registrace, s vašimi údaji již doplněnými.

Osobní dotazník zaměstnance vzor PDF

Tentýž dokument stáhnete i jako PDF připravené k tisku a podpisu. Generování probíhá ve vašem prohlížeči, údaje nikam neodesíláme.

Osobní dotazník zaměstnance ke stažení zdarma

Vzor je zdarma v plné verzi - žádná zkušební doba, žádný e-mail. Vyplňte, stáhněte, podepište.

Aktuálnost vzoru pro rok 2026

Vzor odpovídá právnímu stavu k roku 2026. Odkazovaná ustanovení průběžně kontrolujeme proti aktuálnímu znění zákonů v oficiální e-Sbírce.

Časté otázky

Je osobní dotazník zaměstnance povinný?

Povinný není a žádný předpis neurčuje jeho podobu. Povinná jsou až hlášení, která se z něj vyplňují - přihlášení u zdravotní pojišťovny (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.), oznámení nástupu České správě sociálního zabezpečení (§ 94 zákona č. 187/2006 Sb.) a evidence pro důchodové pojištění (§ 37 zákona č. 582/1991 Sb.). Rozsah dotazníku se má odvíjet od toho, co zaměstnavatel k těmto hlášením potřebuje.

Do kdy musí zaměstnavatel přihlásit zaměstnance u zdravotní pojišťovny?

U pracovního poměru do 8 dnů od nástupu. U zaměstnance činného pouze na dohodu o provedení práce nebo pouze na dohodu o pracovní činnosti se oznámení provádí až do dvacátého dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž se stal plátcem pojistného (§ 10 odst. 1 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.) - rozhodný tedy není den nástupu, ale měsíc, v němž úhrn odměn z dohod dosáhl započitatelného příjmu. Dokud odměna pod ním zůstává, zaměstnanec plátcem není (§ 5 písm. a) téhož zákona) a oznamovací povinnost z dohody vůbec nevzniká.

Musí zaměstnanec uvést, že pobírá důchod?

Ano, a nejde jen o důchod. Pojištěnec musí zaměstnavateli v den nástupu sdělit, u které pojišťovny je pojištěn a zda za něj platí pojistné stát (§ 7 odst. 1 a § 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.). Zaměstnavatel mu toto sdělení písemně potvrdí. Patří sem poživatelé všech důchodů, ale i nezaopatřené děti, rodiče na rodičovské, uchazeči o zaměstnání, doktorandi nad 26 let, pěstouni a další. Kdo to zamlčí, přijde o výjimku z minimálního vyměřovacího základu a doplácí 13,5 % z rozdílu ze svého (§ 3 odst. 8 a 10 zákona č. 592/1992 Sb.). Druh důchodu, datum, od kdy se pobírá, a kdo jej vyplácí, patří do evidence pro důchodové pojištění (§ 37 odst. 1 písm. g) zákona č. 582/1991 Sb.).

Musí zaměstnanec v dotazníku uvést rodné číslo?

Po vzniku pracovněprávního vztahu ano, nemá-li je ovšem přiděleno - u takového zaměstnance (typicky cizince) je nahrazuje jiné číslo pojištěnce. Rodná čísla lze využívat jen tam, kde to dovoluje zvláštní zákon nebo kde s tím nositel souhlasí (§ 13c zákona č. 133/2000 Sb.), a u zaměstnance takový zákon je: rodné číslo se sděluje zdravotní pojišťovně a vede se v evidenci pro důchodové pojištění. Rodná čísla dětí sem ale nepatří - ta se uvádějí až v prohlášení poplatníka a na mzdovém listě (§ 38j zákona č. 586/1992 Sb.). U uchazeče o zaměstnání důvod dán není, takže do náborového dotazníku rodné číslo nepatří vůbec.

Potřebuje zaměstnavatel k dotazníku souhlas se zpracováním údajů?

Nepotřebuje a neměl by si jej brát. Údaje zpracovává kvůli plnění smlouvy a kvůli svým právním povinnostem podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení (EU) 2016/679, u údaje o pobíraném důchodu doplněných o čl. 9 odst. 2 písm. b), takže souhlas by byl nadbytečný a navíc zpravidla nesvobodný; kdyby jej zaměstnanec odvolal, zpracování by pokračovalo. Do dokumentu patří informace o zpracování, ne souhlasová doložka. Výjimkou je kontakt pro případ nouze - ten stojí na oprávněném zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) a uvedenou osobu je nutné poučit podle čl. 14 téhož nařízení.

Jak dlouho si smí zaměstnavatel dotazník nechat?

Po dobu trvání pracovněprávního vztahu a poté jen tak dlouho, jak to ukládají předpisy. Čtyřicetipětiletá uschovací doba se sem nepřenáší: § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb. ji váže na mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro důchodové pojištění a na doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, a osobní dotazník není ani jedno z toho (u poživatele starobního důchodu je to u mzdových listů navíc jen 10 let). Dotazník se proto z osobního spisu vyřadí, jakmile přestane být písemností nezbytnou pro výkon práce (§ 312 zákoníku práce).

Právní úprava

Citovaná ustanovení naposledy strojově ověřena proti aktuálnímu znění v oficiální e-Sbírce (e-sbirka.gov.cz) dne 19. 10. 2026. Změny zákonů sledujeme průběžně.

Související dokumenty

Strojově čitelné schéma tohoto dokumentu: osobni-dotaznik.json