Osobní dotazník zaměstnance je formulář, kterým zaměstnavatel při nástupu zjišťuje údaje pro mzdovou a personální agendu - identifikaci zaměstnance, zdravotní pojišťovnu, číslo účtu pro výplatu mzdy a předchozí zaměstnání. Žádný předpis jej nepředepisuje; povinná jsou až hlášení, která se z něj vyplňují. Rozsah otázek je ale tvrdě omezen: zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce, a před vznikem pracovního poměru jen údaje bezprostředně související s uzavřením pracovní smlouvy (§ 316 odst. 4 a § 30 odst. 2 zákoníku práce). Vyplněný dotazník patří do osobního spisu, který smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce (§ 312). Právním základem zpracování je plnění smlouvy a plnění právních povinností zaměstnavatele podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení (EU) 2016/679, nikoli souhlas zaměstnance; u údaje o pobíraném důchodu, který zaměstnanec sdělit musí, se k nim přidává čl. 9 odst. 2 písm. b) téhož nařízení.
Kdy osobní dotazník zaměstnance použít
Osobní dotazník vyplňte při nástupu nového zaměstnance, nejlépe současně s podpisem pracovní smlouvy nebo dohody. Slouží k jedinému účelu: opatřit údaje, které zaměstnavatel musí mít, aby splnil své zákonné povinnosti - přihlásit zaměstnance u zdravotní pojišťovny, oznámit nástup České správě sociálního zabezpečení (§ 94 zákona č. 187/2006 Sb.), vést evidenci pro důchodové pojištění (§ 37 zákona č. 582/1991 Sb.) a srážet zálohy na daň se slevami, které zaměstnanec uplatní (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.).
Lhůta k pojišťovně není jedna. U pracovního poměru je to 8 dnů od nástupu, u zaměstnance činného pouze na dohodu se oznamuje až do dvacátého dne měsíce následujícího po měsíci, v němž se stal plátcem pojistného, a dokud odměna nedosáhne započitatelného příjmu, oznamovací povinnost nevzniká vůbec (§ 10 odst. 1 písm. a) a § 5 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.). Zaměstnanec naopak vždy musí sdělit svou pojišťovnu a to, zda pobírá důchod z důchodového pojištění (§ 12 písm. b) téhož zákona).
Rozsah otázek je přitom tvrdě omezen. Zaměstnavatel nesmí vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem (§ 316 odst. 4 zákoníku práce), před vznikem pracovního poměru jen údaje bezprostředně související s uzavřením pracovní smlouvy (§ 30 odst. 2), a při výběru zaměstnanců musí na žádost uchazeče prokázat potřebnost každého požadovaného údaje (§ 12 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.). Vyplněný dotazník patří do osobního spisu, do kterého smějí jen písemnosti nezbytné pro výkon práce (§ 312).
K dotazníku nepřipojujte souhlas se zpracováním osobních údajů. Údaje z něj zaměstnavatel zpracovává kvůli plnění smlouvy a kvůli svým právním povinnostem (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení (EU) 2016/679) a souhlas mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem navíc zpravidla není svobodný. Vyžádaný souhlas působí škodu dvakrát: naznačí zaměstnanci, že může zpracování odvolat, ačkoli nemůže, a při kontrole vypadá jako přiznání, že správce svůj titul nezná.
Náležitosti dokumentu
| Náležitost | Co musí obsahovat |
|---|
| Označení zaměstnavatele a druh vztahu | Název, IČO a sídlo a údaj, zda jde o pracovní poměr, nebo o dohodu. Zaměstnavatel je správcem údajů a odpovídá za to, na co se ptá; druh vztahu určuje lhůty i rozsah povinné evidence. |
| Identifikace zaměstnance (část I) | Jméno, rodné příjmení, datum a místo narození, rodné číslo, občanství a trvalý pobyt - rozsah evidence pro důchodové pojištění (§ 37 zákona č. 582/1991 Sb.). U cizince navíc cestovní doklad, u občana třetího státu i oprávnění k pobytu a k zaměstnání. |
| Kontaktní údaje (část II) | Adresa pro doručování, liší-li se od trvalého pobytu. Telefon a e-mail jsou dobrovolné - jejich sdělení neukládá žádný předpis. |
| Sjednaná práce (část III) | Druh práce, místo výkonu a den nástupu. Přebírají se ze smlouvy nebo dohody a jsou podkladem pro hlášení pojišťovně, ČSSZ a pro evidenci zaměstnávaných cizinců. |
| Zdravotní pojištění, důchod a výplata (část IV) | Pojišťovna a skutečnost, zda zaměstnanec pobírá důchod z důchodového pojištění - obojí je povinné sdělení (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.). Číslo účtu povinné není: bez něj se mzda vyplácí v hotovosti (§ 142 odst. 4 zákoníku práce). |
| Podklad pro daňové zvýhodnění (část V) | Děti se uvádějí, jen uplatňuje-li zaměstnanec slevu, a bez rodných čísel; nárok vzniká prohlášením poplatníka (§ 38k zákona č. 586/1992 Sb.) a rodné číslo dítěte patří tam a na mzdový list. |
| Vzdělání, kvalifikace a předchozí zaměstnání (části VI a VII) | Vzdělání se vyžaduje tam, kde kvalifikaci předepisuje předpis, a u zaměstnance, který není občanem ČR (§ 102 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.). Potvrzení o zaměstnání podle § 313 zákoníku práce kvůli návaznosti dob a srážkám. |
| Doplňující údaje, poučení a podpis (části VIII až XI) | Dobrovolný kontakt pro případ nouze s poučením pro uvedenou osobu podle čl. 14 nařízení (EU) 2016/679, prohlášení zaměstnance, informace o zpracování (účel, titul, povinnost údaj poskytnout, doba uložení, práva) a datum s podpisem. |
Časté chyby
- Otázka na těhotenství, rodinný stav nebo počet dětí „pro evidenci“. Bez věcného důvodu v povaze práce jde o zakázané vyžadování informací (§ 316 odst. 4 zákoníku práce); děti patří do prohlášení poplatníka k dani.
- Kolonka „poživatel důchodu (nepovinné)“ s předvyplněným „neuvádím“. Pobírání důchodu z důchodového pojištění se sdělit musí (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.) a výčet nesmí končit u starobního a invalidního - vdova, vdovec ani sirotek jinak nenajdou svou možnost a podepíší nepravdivé prohlášení.
- Osmidenní lhůta k pojišťovně vytištěná i na dotazníku pro dohodu. U zaměstnance činného pouze na dohodu se oznamuje do dvacátého dne následujícího měsíce a u odměny pod započitatelným příjmem vůbec (§ 10 a § 5 zákona č. 48/1997 Sb.).
- Požadavek povolení k pobytu a kopie dokladů po občanu EU. Kopie se uchovávají jen u cizince (§ 102 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb.) a za cizince se občan EU ani jeho rodinný příslušník nepovažuje (§ 85 téhož zákona); evidence podle § 102 odst. 2 se ovšem vede u obou.
- Otázky na zdravotní stav, prodělané nemoci nebo užívané léky. Způsobilost posuzuje poskytovatel pracovnělékařských služeb a zaměstnavatel se z posudku dozví jen posudkový závěr, ne diagnózu (§ 43 odst. 3 zákona č. 373/2011 Sb.).
- Souhlas se zpracováním osobních údajů připojený na konec dotazníku. Mzdová agenda stojí na jiném právním titulu, takže souhlas nic nelegalizuje a jeho odvolání by zpracování stejně nezastavilo.
Co zaměstnavatel v osobním dotazníku nesmí vyžadovat
Zákoník práce nestanoví, co v dotazníku být musí, zato přesně říká, co v něm být nesmí. Zaměstnavatel nesmí vyžadovat od zaměstnance informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem, a nesmí je získávat ani prostřednictvím třetích osob - tedy ani od bývalého zaměstnavatele, ani z veřejných profilů. Zákon k tomu přidává příkladmý výčet: nesmí vyžadovat informace zejména o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách nebo hnutích, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti a trestněprávní bezúhonnosti (§ 316 odst. 4 zákoníku práce). Slovo „zejména“ je podstatné: osm položek není uzavřený seznam.
Výčet ale není jednolitý a v tom se většina vzorů plete. U sexuální orientace, původu a členství v odborech, politických stranách a církvích neplatí žádná výjimka. U těhotenství, rodinných a majetkových poměrů a trestněprávní bezúhonnosti zákon výjimku připouští: dotaz je přípustný, je-li pro něj věcný důvod spočívající v povaze vykonávané práce a je-li tento požadavek přiměřený, anebo stanoví-li to zákoník práce nebo zvláštní právní předpis. Proto lze výpis z rejstříku trestů žádat po strážníkovi nebo po pracovníkovi v přímé péči o děti, ale ne po skladníkovi „pro pořádek“.
Ve fázi výběru je hranice ještě přísnější. Před vznikem pracovního poměru smí zaměstnavatel vyžadovat jen údaje bezprostředně související s uzavřením pracovní smlouvy (§ 30 odst. 2 zákoníku práce). Zákon o zaměstnanosti mu navíc zakazuje vyžadovat informace o národnosti, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborech, náboženství, filozofickém přesvědčení a sexuální orientaci, není-li jejich vyžadování v souladu se zvláštním právním předpisem, dále informace, které odporují dobrým mravům, a osobní údaje, které neslouží k plnění povinností zaměstnavatele stanovených zvláštním předpisem; na žádost uchazeče musí potřebnost údaje prokázat (§ 12 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.). Bezvýjimečnost, která platí u písmen c) až g) § 316 odst. 4 zákoníku práce, se sem nepřenáší - § 12 odst. 2 má vlastní výhradu zvláštního předpisu. Rodné číslo, číslo účtu ani údaje o dětech přesto do dotazníku pro uchazeče nepatří.
Zvlášť stojí zdravotní stav a doklady totožnosti. Způsobilost posuzuje poskytovatel pracovnělékařských služeb; z posudku musí být zřejmé jen to, zda je osoba způsobilá, nezpůsobilá, nebo způsobilá s podmínkou (§ 43 odst. 3 zákona č. 373/2011 Sb.), a předává se posuzované osobě a tomu, kdo o posouzení oprávněně požádal (§ 44 odst. 1 téhož zákona) - diagnózu se zaměstnavatel nedozví. Kdy je vstupní prohlídka povinná, kdo ji provádí a kdo ji hradí, řeší § 59 téhož zákona. U občanského průkazu platí, že bez souhlasu držitele se nesmí pořizovat jeho kopie ani zpracovávat údaje v něm uvedené (§ 39 zákona č. 269/2021 Sb.). Souhlas obstaraný při nástupu je ale právě ten nesvobodný souhlas, před kterým tato stránka jinde varuje - cesta tedy není brát kopii se souhlasem, ale kopii nebrat. Zákaz se nepoužije pro pouhé nahlédnutí do průkazu při ověřování totožnosti, které vyžaduje nebo umožňuje právní předpis, a jméno, datum narození i rodné číslo zaměstnavatel dostane z tohoto dotazníku, ne opisem z průkazu.
Co naopak zaměstnanec sdělit musí
Většina vzorů má tuto stranu mince obrácenou. Vedle údajů, na které zaměstnavatel nemá nárok, stojí několik údajů, které pojištěnec sdělit musí, a formulář, který je označí za dobrovolné, škodí zaměstnanci, ne zaměstnavateli.
Pojištěnec je povinen sdělit v den nástupu do zaměstnání svému zaměstnavateli, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn, a je-li pojištěncem, za kterého platí pojistné stát, i tuto skutečnost; stejnou povinnost má, změní-li se to za trvání zaměstnání, a to do osmi dnů (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.). Mezi pojištěnce, za které platí pojistné stát, patří poživatelé důchodů z důchodového pojištění - tedy nejen starobního a invalidního, ale i vdovského, vdoveckého a sirotčího (§ 7 odst. 1 písm. b) téhož zákona).
Zamlčení se nejdřív obrátí proti samotnému zaměstnanci. Na osobu, za kterou je plátcem pojistného stát, se nevztahuje minimální vyměřovací základ (§ 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.); kdo to nesdělí, dostane u zkráceného úvazku nebo u dohody dopočet a doplácí pojistné ve výši 13,5 % z rozdílu ze svého (§ 3 odst. 10 téhož zákona). Zaměstnavatel po něm navíc může požadovat penále, které v souvislosti s neoznámením zaplatil. Samotný druh důchodu už povinný není: patří na dotazník jen tehdy, uplatňuje-li zaměstnanec slevu na dani z důvodu invalidity, anebo jde-li o starobní důchod, u kterého se mzdové listy uschovávají 10 kalendářních roků místo 45 (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.).
Údaj o invalidním důchodu je zároveň údajem o zdravotním stavu, tedy zvláštní kategorií osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 nařízení (EU) 2016/679. Právní tituly z čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) zákaz zpracování takových údajů neruší; ruší jej až čl. 9 odst. 2 písm. b) - zpracování nezbytné pro plnění povinností správce v oblasti pracovního práva a práva sociálního zabezpečení, povolené právem členského státu, čímž jsou právě uvedená ustanovení. Dotazník, který na jedné straně vytiskne „jsem poživatelem invalidního důchodu“ a na druhé „údaje o zdravotním stavu nesděluji“, je proto vnitřně rozporný.
Varianty a vzorové situace
Nástup do pracovního poměru
Standardní podoba dotazníku pro nástup na pracovní smlouvu, kdy zaměstnanec přichází od jiného zaměstnavatele a přináší potvrzení o zaměstnání. Vyplňuje se plný rozsah údajů pro mzdovou agendu, protože pracovní poměr vzniká, zaměstnanec je od prvního dne účasten důchodového pojištění a zaměstnavatel hlásí nástup zdravotní pojišťovně do 8 dnů.
Předvyplnit tuto variantu v generátoru
Dotazník k dohodě o provedení práce
Dohoda o provedení práce, u které odměna dosahuje započitatelného příjmu, takže z ní vzniká pojištění. Meze pro vyžadované údaje jsou stejné jako u pracovní smlouvy, lhůta ke zdravotní pojišťovně je ale jiná: nikoli 8 dnů od nástupu, ale do dvacátého dne měsíce následujícího po měsíci, v němž se zaměstnanec stal plátcem pojistného (§ 10 odst. 1 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.).
Předvyplnit tuto variantu v generátoru
Brigáda pod započitatelným příjmem
Dohoda o provedení práce, u které odměna zůstává pod započitatelným příjmem. Zaměstnanec z ní není plátcem pojistného (§ 5 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.), takže zaměstnavateli oznamovací povinnost vůči zdravotní pojišťovně z této dohody nevzniká a nevzniká ani účast na důchodovém pojištění - odpadá s ní důvod vyžadovat místo narození a státní občanství.
Předvyplnit tuto variantu v generátoru
Dotazník pro zaměstnance ze třetí země
Zaměstnanec, který je občanem třetího státu. Jen u něj zaměstnavatel kromě evidence podle § 102 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb. uchovává i kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu, a to po dobu zaměstnání a 3 roky po jeho skončení (§ 102 odst. 3 téhož zákona). Dotazník se proto ptá na cestovní doklad i na povolení k pobytu a k zaměstnání.
Předvyplnit tuto variantu v generátoru
Dotazník pro občana EU
Zaměstnanec, který je občanem Evropské unie, jeho rodinným příslušníkem nebo rodinným příslušníkem občana ČR - a na základě mezinárodních smluv i státní příslušník států EHP a Švýcarska. Má stejné postavení jako občan ČR (§ 3 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.) a za cizince se nepovažuje (§ 85 téhož zákona), takže žádné povolení k pobytu ani k zaměstnání nepředkládá a kopie dokladů se od něj nevybírají. Zaměstnavatel o něm pouze vede evidenci podle § 102 odst. 2.
Předvyplnit tuto variantu v generátoru
Osobní dotazník zaměstnance - plný text vzoru
Toto je kompletní text vzoru. Prázdná místa doplní generátor výše - nebo si text zkopírujte a doplňte ručně.
OSOBNÍ DOTAZNÍK ZAMĚSTNANCE
Vyplňuje zaměstnanec při nástupu. Zaměstnavatel dotazník zakládá do osobního spisu podle § 312 zákoníku práce.
Zaměstnavatel: ..........................., IČO ..........................., se sídlem ...........................
Dotazník se vyplňuje v souvislosti se vznikem pracovního poměru.
I. Identifikační údaje zaměstnance
Jméno a příjmení: ...........................
Rodné příjmení: ...........................
Datum a místo narození: ..........................., ...........................
Rodné číslo: ...........................
Státní občanství: Česká republika
Adresa trvalého pobytu: ...........................
II. Kontaktní údaje
Telefon: ...........................
E-mail: ...........................
Telefon a e-mail zaměstnanec uvádí dobrovolně pro provozní kontakt; jejich sdělení mu neukládá žádný předpis a neuvedení pro něj nemá následky.
III. Sjednaná práce
Druh práce: ...........................
Místo výkonu práce: ...........................
Den nástupu do práce: ...........................
IV. Zdravotní pojištění, důchod a výplata mzdy
Zdravotní pojišťovna: údaj není vyplněn. Zaměstnanec je povinen sdělit v den nástupu do zaměstnání svému zaměstnavateli, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.).
Zaměstnavatel oznámí nástup zaměstnance do zaměstnání příslušné zdravotní pojišťovně nejpozději do 8 dnů (§ 10 odst. 1 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.) a České správě sociálního zabezpečení (§ 94 zákona č. 187/2006 Sb.).
Údaj o pobírání důchodu z důchodového pojištění není vyplněn. Nejde o dobrovolný údaj: zaměstnanec je povinen sdělit zaměstnavateli v den nástupu do zaměstnání, je-li pojištěncem, za kterého platí pojistné stát (§ 12 písm. b) a § 7 odst. 1 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.).
Číslo účtu zaměstnanec neuvádí. Nemá-li zaměstnanec platební účet zřízen, vyjádří-li s výplatou na účet písemný nesouhlas nebo neposkytne-li k ní potřebnou součinnost, vyplácí mu zaměstnavatel mzdu v hotovosti v pracovní době a na pracovišti, nebyla-li dohodnuta jiná doba a jiné místo výplaty (§ 142 odst. 4 zákoníku práce).
V. Daňové zvýhodnění na vyživované dítě
Zaměstnanec u zaměstnavatele daňové zvýhodnění na vyživované dítě neuplatňuje.
VI. Vzdělání a kvalifikace
Nejvyšší dosažené vzdělání zaměstnanec neuvádí. Jde o nepovinný údaj, nepředepisuje-li kvalifikaci pro sjednanou práci zvláštní předpis.
Obor vzdělání nebo získaná kvalifikace: ...........................
VII. Předchozí zaměstnání
Poslední zaměstnavatel: ...........................
Zaměstnání skončilo dne: ...........................
Potvrzení o zaměstnání podle § 313 zákoníku práce zaměstnanec přikládá k tomuto dotazníku.
VIII. Doplňující údaje
Kontakt pro případ nouze zaměstnanec neuvádí. Jde o dobrovolný údaj a jeho neuvedení nemá pro zaměstnance žádné následky.
IX. Prohlášení zaměstnance
1. Prohlašuji, že jsem všechny údaje uvedl/a úplně a pravdivě.
2. Zavazuji se oznámit zaměstnavateli bez zbytečného odkladu, nejpozději do 8 dnů, každou změnu uvedených údajů - zejména změnu příjmení, adresy, zdravotní pojišťovny, čísla účtu, skutečnosti, že jsem se stal/a nebo přestal/a být poživatelem důchodu z důchodového pojištění, a skutečností rozhodných pro daňové zvýhodnění (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.).
3. Beru na vědomí, že zdravotní způsobilost k práci posuzuje poskytovatel pracovnělékařských služeb a že se zaměstnavatel z lékařského posudku dozví jen posudkový závěr - zda jsem zdravotně způsobilý/á, nezpůsobilý/á, nebo způsobilý/á s podmínkou - nikoli diagnózu (§ 43 odst. 3 a § 44 odst. 1 zákona č. 373/2011 Sb.).
4. Beru na vědomí, že tímto dotazníkem zaměstnavateli žádné údaje o svém zdravotním stavu nesděluji a že se na ně zaměstnavatel ptát nesmí.
X. Informace o zpracování osobních údajů
1. Správcem osobních údajů je zaměstnavatel uvedený v záhlaví. Údaje z tohoto dotazníku zpracovává pro účely vzniku a trvání pracovněprávního vztahu, vedení mzdové a personální agendy a plnění povinností vůči orgánům sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovně a správci daně.
2. Právním základem zpracování údajů zaměstnance je plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je zaměstnanec, a plnění právních povinností správce podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR). Tento dotazník proto není souhlasem se zpracováním osobních údajů a zaměstnanec jej nepodepisuje jako souhlas.
3. Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 GDPR - tedy ani údaje o zdravotním stavu - se tímto dotazníkem nezpracovávají.
4. Zaměstnavatel nevyžaduje informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a se základním pracovněprávním vztahem, ani informace uvedené v § 316 odst. 4 zákoníku práce, a nezískává je ani prostřednictvím třetích osob. Dotazník se zakládá do osobního spisu, který smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce (§ 312 zákoníku práce).
5. Zda je poskytnutí údaje povinné (čl. 13 odst. 2 písm. e) GDPR): zákonným požadavkem je sdělení zdravotní pojišťovny a skutečnosti, že je zaměstnanec poživatelem důchodu z důchodového pojištění (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.), a dále identifikační údaje včetně rodného čísla a údaje pro důchodové pojištění (§ 37 odst. 1 a § 38 zákona č. 582/1991 Sb.). Neposkytne-li je zaměstnanec, může po něm zaměstnavatel požadovat úhradu penále, které v souvislosti s neoznámením zaplatil, a zaměstnanci může vzniknout povinnost doplatit pojistné ve výši 13,5 % z rozdílu do minimálního vyměřovacího základu (§ 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.). Údaj o vzdělání je zákonným požadavkem u zaměstnance, který není občanem České republiky (§ 102 odst. 2 zákona č. 435/2004 Sb.). Dobrovolné jsou telefon, e-mail, číslo účtu, druh důchodu, údaje o vyživovaných dětech a kontakt pro případ nouze; jejich neuvedení nemá pro zaměstnance následky, jen se bez údajů o dětech neuplatní daňové zvýhodnění, které si zaměstnanec sám nárokuje, a bez čísla účtu se mzda vyplácí v hotovosti.
6. Údaje se uchovávají po dobu trvání pracovněprávního vztahu a poté jen po dobu, po kterou to ukládají právní předpisy. Nejdelší uschovací doby se vztahují na mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro důchodové pojištění a doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb.); samotný dotazník mezi ně nepatří a z osobního spisu se vyřadí, jakmile přestane být písemností nezbytnou pro výkon práce.
7. Zaměstnanec má právo na přístup ke svým osobním údajům, na jejich opravu, na omezení zpracování a na výmaz údajů, pro které správce nemá právní titul, právo vznést námitku podle čl. 21 GDPR proti zpracování založenému na oprávněném zájmu správce, právo na přenositelnost údajů podle čl. 20 GDPR u údajů, které správce zpracovává automatizovaně na základě smlouvy, právo nahlížet do svého osobního spisu a pořizovat si z něj výpisy a stejnopisy na náklady zaměstnavatele (§ 312 odst. 3 zákoníku práce) a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
V ........................... dne ...........................
........................................
..........................., zaměstnanec
........................................
za zaměstnavatele ........................... - převzal/a
Osobní dotazník zaměstnance vzor Word (DOCX)
Vzor osobní dotazník zaměstnance ve formátu Word stáhnete z generátoru tlačítkem „Stáhnout Word (DOCX)“ - zdarma, bez registrace, s vašimi údaji již doplněnými.
Osobní dotazník zaměstnance vzor PDF
Tentýž dokument stáhnete i jako PDF připravené k tisku a podpisu. Generování probíhá ve vašem prohlížeči, údaje nikam neodesíláme.
Osobní dotazník zaměstnance ke stažení zdarma
Vzor je zdarma v plné verzi - žádná zkušební doba, žádný e-mail. Vyplňte, stáhněte, podepište.
Aktuálnost vzoru pro rok 2026
Vzor odpovídá právnímu stavu k roku 2026. Odkazovaná ustanovení průběžně kontrolujeme proti aktuálnímu znění zákonů v oficiální e-Sbírce.
Časté otázky
Je osobní dotazník zaměstnance povinný?
Povinný není a žádný předpis neurčuje jeho podobu. Povinná jsou až hlášení, která se z něj vyplňují - přihlášení u zdravotní pojišťovny (§ 10 zákona č. 48/1997 Sb.), oznámení nástupu České správě sociálního zabezpečení (§ 94 zákona č. 187/2006 Sb.) a evidence pro důchodové pojištění (§ 37 zákona č. 582/1991 Sb.). Rozsah dotazníku se má odvíjet od toho, co zaměstnavatel k těmto hlášením potřebuje.
Do kdy musí zaměstnavatel přihlásit zaměstnance u zdravotní pojišťovny?
U pracovního poměru do 8 dnů od nástupu. U zaměstnance činného pouze na dohodu o provedení práce nebo pouze na dohodu o pracovní činnosti se oznámení provádí až do dvacátého dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž se stal plátcem pojistného (§ 10 odst. 1 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb.) - rozhodný tedy není den nástupu, ale měsíc, v němž úhrn odměn z dohod dosáhl započitatelného příjmu. Dokud odměna pod ním zůstává, zaměstnanec plátcem není (§ 5 písm. a) téhož zákona) a oznamovací povinnost z dohody vůbec nevzniká.
Musí zaměstnanec uvést, že pobírá důchod?
Ano. Pojištěnec musí zaměstnavateli v den nástupu sdělit, u které pojišťovny je pojištěn a zda je pojištěncem, za kterého platí pojistné stát (§ 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb.); poživatelé důchodů z důchodového pojištění, včetně vdovského, vdoveckého a sirotčího, mezi ně patří (§ 7 odst. 1 písm. b) téhož zákona). Kdo to zamlčí, přijde o výjimku z minimálního vyměřovacího základu a doplácí 13,5 % z rozdílu ze svého (§ 3 zákona č. 592/1992 Sb.). Druh důchodu už povinný není.
Musí zaměstnanec v dotazníku uvést rodné číslo?
Po vzniku pracovněprávního vztahu ano. Rodná čísla lze využívat jen tam, kde to dovoluje zvláštní zákon nebo kde s tím nositel souhlasí (§ 13c zákona č. 133/2000 Sb.), a u zaměstnance takový zákon je: rodné číslo se sděluje zdravotní pojišťovně a vede se v evidenci pro důchodové pojištění. Rodná čísla dětí sem ale nepatří - ta se uvádějí až v prohlášení poplatníka a na mzdovém listě (§ 38j zákona č. 586/1992 Sb.). U uchazeče o zaměstnání důvod dán není, takže do náborového dotazníku rodné číslo nepatří vůbec.
Potřebuje zaměstnavatel k dotazníku souhlas se zpracováním údajů?
Nepotřebuje a neměl by si jej brát. Údaje zpracovává kvůli plnění smlouvy a kvůli svým právním povinnostem podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení (EU) 2016/679, u údaje o pobíraném důchodu doplněných o čl. 9 odst. 2 písm. b), takže souhlas by byl nadbytečný a navíc zpravidla nesvobodný; kdyby jej zaměstnanec odvolal, zpracování by pokračovalo. Do dokumentu patří informace o zpracování, ne souhlasová doložka. Výjimkou je kontakt pro případ nouze - ten stojí na oprávněném zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) a uvedenou osobu je nutné poučit podle čl. 14 téhož nařízení.
Jak dlouho si smí zaměstnavatel dotazník nechat?
Po dobu trvání pracovněprávního vztahu a poté jen tak dlouho, jak to ukládají předpisy. Čtyřicetipětiletá uschovací doba se sem nepřenáší: § 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb. ji váže na mzdové listy, účetní záznamy o údajích potřebných pro důchodové pojištění a na doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, a osobní dotazník není ani jedno z toho (u poživatele starobního důchodu je to u mzdových listů navíc jen 10 let). Dotazník se proto z osobního spisu vyřadí, jakmile přestane být písemností nezbytnou pro výkon práce (§ 312 zákoníku práce).
Právní úprava
Citovaná ustanovení naposledy strojově ověřena proti aktuálnímu znění v oficiální e-Sbírce (e-sbirka.gov.cz) dne 11. 9. 2026. Změny zákonů sledujeme průběžně.
- § 30 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce
- před vznikem pracovního poměru smí zaměstnavatel vyžadovat jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy
- § 142 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce
- výplata mzdy na platební účet a v hotovosti, nemá-li zaměstnanec účet, nesouhlasí-li s tímto způsobem výplaty nebo neposkytne-li součinnost
- § 312 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce
- osobní spis smí obsahovat jen písemnosti nezbytné pro výkon práce; zaměstnanec do něj má právo nahlížet
- § 313 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce
- potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) vydávané při skončení pracovního poměru a jeho obsah včetně údaje o srážkách ze mzdy
- § 316 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce
- zákaz vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce, a demonstrativní výčet zakázaných otázek v odstavci 4
- § 3 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti
- občan Evropské unie a jeho rodinný příslušník mají v právních vztazích podle tohoto zákona stejné postavení jako občan České republiky
- § 12 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti
- při výběru zaměstnanců nelze vyžadovat vyjmenované informace, není-li to v souladu se zvláštním předpisem, informace odporující dobrým mravům ani údaje neslouží-li k plnění povinností zaměstnavatele
- § 85 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti
- pro účely zaměstnávání ze zahraničí se za cizince nepovažuje občan Evropské unie a jeho rodinný příslušník
- § 102 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti
- evidence občanů Evropské unie a cizinců v odstavci 2 a uchovávání kopií dokladů o oprávněnosti pobytu cizince v odstavci 3
- § 2 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění
- osobní rozsah zdravotního pojištění a vynětí osob činných pro zaměstnavatele bez sídla v ČR v odstavci 5
- § 5 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění
- pojištěnec je plátcem pojistného jako zaměstnanec, s výjimkou osoby činné na dohodu, jejíž příjmy nedosáhly započitatelného příjmu
- § 7 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění
- stát je plátcem pojistného za poživatele důchodů z důchodového pojištění podle odstavce 1 písm. b)
- § 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění
- oznámení nástupu zaměstnance zdravotní pojišťovně do 8 dnů, u dohod o provedení práce a o pracovní činnosti do dvacátého dne následujícího měsíce po vzniku pojistné povinnosti
- § 12 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění
- pojištěnec je povinen sdělit zaměstnavateli v den nástupu pojišťovnu a to, že je pojištěncem podle § 7 odst. 1; zaměstnavatel po něm může požadovat úhradu penále za neoznámení
- § 3 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění
- minimální vyměřovací základ neplatí pro osobu, za kterou je plátcem pojistného stát; jinak zaměstnanec doplácí 13,5 % z rozdílu
- § 94 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění
- oznámení dne nástupu zaměstnance do zaměstnání České správě sociálního zabezpečení
- § 37 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
- evidence zaměstnavatele pro účely důchodového pojištění - příjmení včetně dřívějších, datum a místo narození, trvalý pobyt, státní občanství a rodné číslo
- § 38 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
- sdělování údajů za občana účastného důchodového pojištění a obsah evidenčního listu důchodového pojištění
- § 35a zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
- uschovací doby záznamů zaměstnavatele; mzdové listy 45 kalendářních roků, u poživatelů starobního důchodu 10 let
- § 38j zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
- obsah mzdového listu včetně jména a rodného čísla osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani a daňové zvýhodnění
- § 38k zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
- prohlášení poplatníka k dani učiněné do 30 dnů po vstupu do zaměstnání a prokazování skutečností rozhodných pro slevy a daňové zvýhodnění
- § 35c zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
- daňové zvýhodnění na vyživované dítě a vymezení vyživovaného dítěte
- § 13c zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel
- rodná čísla lze využívat jen tam, kde to dovoluje zvláštní zákon nebo kde s tím nositel souhlasí
- § 43 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách
- náležitosti lékařského posudku; z posudkového závěru musí být zřejmé jen to, zda je osoba způsobilá, nezpůsobilá, nebo způsobilá s podmínkou
- § 44 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách
- předání lékařského posudku posuzované osobě a tomu, kdo o posouzení oprávněně požádal
- § 59 zákona č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách
- vstupní lékařská prohlídka osoby ucházející se o zaměstnání - kdo ji provádí, kdy je povinná a kdo ji hradí
- § 39 zákona č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech
- zákaz pořizovat kopii občanského průkazu a zpracovávat údaje v něm uvedené bez souhlasu držitele, s výjimkou nahlédnutí při ověřování totožnosti podle právního předpisu
- § 62 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
- přestupek správce za porušení základních zásad zpracování osobních údajů; projednává Úřad pro ochranu osobních údajů
Související dokumenty
Strojově čitelné schéma tohoto dokumentu: osobni-dotaznik.json
